Participatieve evaluatie

De Provenium benadering van evaluatie
Participatieve evaluatie voor leren en verantwoorden
De toegenomen behoefte aan transparantie en verantwoording leidt ertoe dat evaluatie een vast onderdeel is geworden van het beheer van programma’s en projecten. De ervaring leert echter dat evaluaties vaak beperkt effect hebben. Vaak lijken evaluaties weinig directe relevantie te hebben voor de dagelijkse praktijk van organisaties.
Wij vinden dit een gemiste kans. Evaluaties zijn vaak duur, zowel voor wat betreft directe kosten als voor wat betreft motivatie en energie van betrokken medewerkers binnen de organisatie. Om het gebruik van evaluatieresultaten te versterken heeft Provenium een benadering ontwikkeld die participatie van direct betrokkenen – inclusief de toekomstige gebruikers van de evaluatieresultaten – en onafhankelijke oordeelvorming door externen combineert.

Onze benadering van evaluatie kent de volgende stappen:

Begin workshop: het startsignaal
Evaluatie is een leerproces voor alle betrokkenen.  Dit proces vangt aan met een duidelijke start, waarbij de evaluatoren het proces met betrokkenen doornemen tijdens een workshop of vergadering, waarbij verwachtingen, taken en de verwachte bijdragen van ieder worden verduidelijkt.

Verzamelen van gegevens: overeenstemming over de feiten
De benodigde informatie wordt verzameld uit documenten en gesprekken met verschillende betrokken partijen. Dit wordt in overzichtelijke vorm weergegeven. Doel is om alle betrokkenen in te laten stemmen met het feitenmateriaal waarop de evaluatie zal worden gebaseerd.

Participatieve analyse: begrijpen
De analyse van de informatie vindt plaats tijdens een workshop of werkbijeenkomst. Samen met direct betrokkenen analyseren de evaluatoren de gegevens en identificeren de processen die de geconstateerde feiten kunnen verklaren.

Verzameling van additionele gegevens
De analyse kan aanleiding geven tot het verzamelen van specifieke additionele informatie om tot een verdieping van de analyse te komen, vaak door het bestuderen van documenten die nog niet zijn bekeken, of het voeren van gesprekken met interne of externe betrokkenen.

Afrondende analyse en beoordeling
Evaluatie vraagt ook een afrondend onafhankelijk oordeel op basis van van te voren overeengekomen criteria. Dit oordeel wordt gegeven door de externe evaluatoren.

Eind workshop
De participatieve analyse en de uiteindelijke beoordeling vormen de basis voor het formuleren van vervolgstappen. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van betrokkenen en evaluatoren. De evaluatoren bewaken de consistentie van vervolgstappen met de bevindingen van de evaluatie. De rol van betrokkenen is om een zo concreet mogelijk stappenplan voor de toekomst op te stellen. Hierdoor worden bevindingen en vervolgstappen door betrokkenen ook geinternaliseerd.

Rapportage
Het gehele proces, inclusief bevindingen, de participatieve analyse en de externe beoordeling aan de hand van vastgestelde evaluatiecriteria, wordt door de evaluatoren vastgelegd in een eindrapport.